5 Kelebihan dan Kekurangan ERP: Perusahaan Wajib Tahu!

Hal apa yang wajib perusahaan ketahui ketika ingin menggunakan Enterprise Resource Planning (ERP)? Tentu saja adalah kelebihan dan kekurangan ERP itu sendiri.

Ya, pasti Anda sudah tahu bahwa ERP ini sangat penting bagi sebuah perusahaan dan perusahaan dari skala kecil hingga besar menggunakannya. Walaupun begitu, sebagai pemilik perusahaan, Anda juga harus mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan ERP tersebut. Sehingga Anda tidak akan salah memilih karena dengan menggunakan sistem ini, intinya adalah Anda berinvestasi.

Investasi tentunya membutuhkan modal bukan? Modal yang dibutuhkan pun lumayan besar, terlebih untuk Anda yang baru memulai usaha. Lantas apa saja kelebihan dan kekurangan ERP? Simak penjelasannya di bawah ini ya!

Kelebihan Menggunakan ERP Bagi Sebuah Perusahaan

Mari kita membahas terlebih dahulu hal-hal yang menyenangkan seperti kelebihan dari menggunakan ERP. Setidaknya ada 5 kelebihan yang perlu Anda ketahui, yaitu:

Mempermudah Pekerjaan

Siapa yang tidak setuju dengan kelebihan pertama ini? Kami rasa tidak ada. Karena setiap orang ingin hidupnya lebih mudah, termasuk dalam pekerjaan.

Begitu pula sebuah bisnis, ERP digunakan karena dapat memberikan manfaat yaitu mempermudah pekerjaan. Tidak percaya? Mari kita lihat pada beberapa bagiannya:

• Akuntansi, menampilkan modul seperti hutang, piutang, buku besar, dan sistem penggajian.
• Penganggaran dan perkiraan, menampilkan informasi penganggaran pada setiap departemen, persetujuan penganggaran, anggaran yang sedang terjadi, hingga perencanaan tenaga kerja.
• CRM, menampilkan riwayat panggilan, pelacakan prospek, riwayat pesanan, hingga faktur.
• Sumber Daya Manusia (SDM), menampilkan pelacakan waktu kehadiran karyawan.
• Manajemen inventaris, menampilkan data biaya inventaris yang dikeluarkan, lokasi inventaris tersebut, serta pelacakan stok yang ada.
• Manajemen rantai pasok, menampilkan bagian permintaan dan persetujuan, pesanan pembelian, perencanaan permintaan, perkiraan penjualan, dll.

Beberapa bagian di atas merupakan bagian yang umum perusahaan gunakan. Coba bayangkan jika sebuah perusahaan tidak menggunakan ERP pada bidang akuntansi.

Data hutang, piutang bisa saja tidak pasti karena masih terdapat kemungkinan bahwa data tersebut hilang. Sedangkan menggunakan ERP, data tersebut tidak akan hilang karena tersimpan secara otomatis.

ERP juga berkaitan dengan karyawan, seperti waktu kehadiran. Jika seorang karyawan datang terlambat, maka sistem akan langsung mencatatnya. Karyawan tersebut tidak akan bisa untuk membantah, karena sistem bekerja sesuai dengan waktu setempat.

Biaya yang Terfokus

Kelebihan kedua dari ERP adalah biaya yang terfokus. Maksudnya adalah Ana hanya perlu mengeluarkan biaya yang fokus pada sebuah sistem alih-alih mengeluarkan biaya untuk beberapa sistem.

Biaya juga berkaitan dengan modul yang digunakan. Tidak sebuah bagian membutuhkan seluruh modul. Seperti misalnya CRM, akuntansi, dan SDM. Anda bisa menggunakan bagian yang memang Anda perlukan sehingga biaya yang dikeluarkan akan semakin berkurang.

Perencanaan dan Laporan Keuangan yang Lebih Baik

Keuangan merupakan salah satu bagian yang riskan dalam sebuah perusahaan. Perlu yang namanya ketelitian dalam bidang ini sehingga data yang ditampilkan akan sesuai dengan keadaan.

Di sinilah kegunaan dari ERP. ERP memiliki alat analisis untuk menelusuri data historis perusahaan dan data tersebut akan real time. Sifat data seperti ini sangat dibutuhkan karena mampu untuk memberikan informasi untuk pengambilan keputusan.

Begitu pula dengan pelaporan. Pelaporan data dalam bulanan, triwulan, maupun tahunan juga akan disajikan secara real time. Alat analisa pada sistem ini akan menyortir berbagai macam data menurut wilayah, posisi, pusat laba, karyawan, dan lainnya yang sesuai dengan bisnis Anda.

Dari rentang data yang luas tersebut, pemilik perusahaan akan mampu untuk mengambil keputusan dengan akurat, baik itu untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

Keamanan Data

Data merupakan salah satu hal yang harus dilindungi sebuah perusahaan. Hal ini karena ketika data perusahaan bocor, maka akan terjadi berbagai masalah. Seperti penyalahgunaan dana.

ERP menjanjikan keamanan data yang ada dengan memastikan bahwa data tersebut dibagikan pada orang-orang tertentu saja. Selain itu, penyimpanan data tersebut berbasis Cloud, sehingga siapapun yang mengaksesnya akan ketahuan.

Peningkatan Layanan Pelanggan

Pelanggan merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah perusahaan, karena ketika perusahaan tidak memiliki pelanggan, maka hancurlah perusahaan itu. Banyak pelanggan mendapatkan manfaat dari ERP ini, walaupun mereka tidak mengetahuinya.

Data yang ada pada ERP akan dipusatkan menjadi satu dan disederhanakan, sehingga data tersebut akan membantu tim marketing untuk melakukan pendekatan kepada pelanggan. Bagi perusahaan yang menggunakan sistem e-commerce, hal ini akan sangat berarti.

Kenapa begitu?

Karena seluruh pemrosesan pesanan akan dijalankan berbasis online melalui website. Interaksi dengan klien pun akan semakin baik pula.

Kekurangan Penggunaan ERP pada Perusahaan

Nah setelah mengetahui apa saja kelebihan ERP, sekarang adalah waktunya untuk Anda mengetahui apa saja kekurangan ERP itu. Tentu setiap hal yang ada di dunia ini memiliki kekurangan, begitu pula sistem ERP. Berikut 5 kekurangan dari software ERP:

Biaya yang Mahal Ketika Pertama Kali Digunakan

Kekurangan ERP pertama tentu saja berkaitan dengan harga. Bagi setiap perusahaan yang ingin menggunakan perangkat lunak baru, maka harus menyediakan modal yang tinggi karena biaya yang dibutuhkan tinggi.

Biaya tersebut akan semakin tinggi jika perusahaan ini menggunakan sistem perangkat keras yang ketinggalan zaman. Ditambah lagi, penggunaannya pun membutuhkan pelatihan khusus.

Beberapa penyedia ERP memasukkan biaya pelatihan tersebut ke dalam biaya pemasangan perangkat lunak. Namun jika Anda menginginkan pelatihan yang lebih intens, maka ada kemungkinan untuk mengeluarkan biaya tambahan.

Apalagi ketika terdapat pembaruan pada perangkat lunak tersebut, perusahaan akan sangat membutuhkan pelatihan demi menyesuaikan dengan pembaruan yang ada. Saran dari kami untuk menekan pengeluaran adalah dengan memilih paket tahunan.

Biasanya para penyedia ERP memberikan diskon jika Anda mengambil paket tahunan dibandingkan paket bulanan. Dengan begitu, Anda akan semakin menghemat pengeluaran, terlebih ketika pertama kali penggunaan.

Biaya Tinggi untuk Pemeliharaan

Selain biaya mahal untuk pemasangan, dalam pemeliharaannya pun ERP membutuhkan biaya yang terbilang besar. Mulai dari perekrutan staf teknis karena membutuhkan orang yang benar-benar mengerti sistem tersebut, hingga biaya pembaruan rutin.

Tapi ingatlah bahwa biaya yang dikeluarkan akan sebanding dengan peningkatan efisiensi perusahaan. Jadi jangan takut bahwa Anda kehilangan uang, karena uang tersebut Anda gunakan untuk investasi.

Bagi Anda yang ingin mendapatkan ERP berkualitas namun dengan harga yang relatif lebih rendah, silahkan menghubungi kami. Kami akan menyarankan Anda menggunakan Odoo ERP yang terbukti cocok bagi bisnis kecil hingga besar, dan dengan harga yang lebih terjangkau.

Kami siap membantu Anda dalam pemasangan dan juga pemeliharaan. Selain itu, kami akan berupaya untuk memberikan pelatihan terbaik sehingga seluruh aspek perusahaan dapat menggunakannya.

Membutuhkan Pelatihan

Seperti penjelasan di atas, perusahaan yang baru menggunakan ERP memerlukan pelatihan. Pelatihan tersebut meliputi dasar-dasar dalam penggunaan sistem pada setiap bagiannya, dan bagaimana menggunakan fitur yang ada.

Sebenarnya pelatihan dalam sebuah perusahaan sangat mungkin terjadi. Namun pelatihan untuk sistem ERP ini membutuhkan waktu lama, terlebih untuk orang-orang yang baru pertama kali menggunakannya.

Mereka tidak dapat langsung bekerja pada sistem tersebut. Perlu waktu mulai dari tahapan penerapan, penyesuaian sistem, input data, pelatihan staf, pembiasaan, hingga siap bekerja. Ini merupakan kekurangan ERP umum terjadi pada perusahaan.

Implementasi yang Lambat

Memasukkan perangkat lunak ke dalam perusahaan berarti seluruh orang yang berada di perusahaan tersebut harus menyesuaikan diri. Di sinilah masalah mulai terjadi.

Tidak semua orang memiliki masa penyesuaian yang singkat. Ada beberapa orang yang membutuhkan waktu lebih lama untuk menyesuaikan hal tersebut. Maka dari itu tidak jarang bahwa sebuah perusahaan dapat benar-benar mengimplementasikan ERP ini ketika 2-3 tahun.

Harus Memasukkan Data

Kekurangan ERP selanjutnya yaitu Anda harus memasukkan data ke dalam sistem. Hal ini berlaku bagi perusahaan yang baru menerapkannya maupun sudah lama.

Bagi perusahaan baru, mereka membutuhkan waktu yang lebih lama karena data yang ada sangatlah banyak dan ketelitian menjadi hal ini. Jangan sampai karena ingin cepat selesai, karyawan Anda memasukkan data yang kurang tepat. Hal ini akan berpengaruh pada informasi akhir yang berkaitan dengan keputusan.

Itulah dia 5 kelebihan dan kekurangan ERP yang wajib perusahaan ketahui. Tentunya masih banyak lagi kelebihan dan kekurangan ERP tersebut. Apakah Anda sudah yakin untuk menggunakan ERP? Jika sudah, silakan hubungi kami. Kami siap membantu Anda!